Her potansiyel kayıt ettiren, imal edilen ve ithal edilen maddelerin kimliğine vakıf olmalıdır. Bu nedenle, hakkında bir MBDF’nin oluşturulacağı maddenin doğru bir şekilde tanımlanmasının sorumluluğu imalatçı, ithalatçı ve tek temsilciye aittir. Buna ilaveten, ön-MBDF içinde nasıl iletişim kuracaklarını ve kendilerini nasıl organize edeceklerini seçmekte özgürdürler.